Hinweisgeberschutz

Informationen zum Hinweisgeberschutz (Whistlebower-Richtlinie der EU)

Der Sozialdienst katholischer Frauen Nürnberg-Fürth e.V. hat sich hohe Qualitätsstandards gesetzt, um seinen Auftrag professionell, transparent und rechtskonform zu erfüllen. Doch keine Organisation ist vor dem Risiko gefeit, dass etwas falsch läuft und Fehler auftreten. Um dies möglichst zu verhindern, hat der SkF Nünberg-Fürth für Hinweisgebende einen vertraulichen Rahmen geschaffen, um Beschwerden und Hinweise auf Verstöße gegen gesetzliche und interne Vorgaben mitteilen zu können. Die Hinweise können die folgenden Elemente betreffen, sind aber nicht auf diese begrenzt: Betrug, Korruption, Straftaten, Verstöße gegen EU-Recht (z.B. Vergabeverfahren), das Verschweigen von Interessenskonflikten oder Machtmissbrauch – inklusive sexuellen Übergriffen.

Wenn jemand eine Beschwerde mit diesem Inhalt vorbringen möchte, bitten wir darum prüfen zu dürfen, ob zunächst die betreffenden Stellen und Arbeitsbereiche im SkF direkt informiert werden können. Sollte dies aus irgendeinem Grund als nicht ratsam erscheinen, können gemäß der Whistleblowerrichtlinie der EU zwei unterschiedliche Meldekanäle genutzt werden.

Eine Beschwerde kann postalisch an folgende Adresse vorgebracht werden:

Hinweisgeberschutz
Sozialdienst katholischer Frauen Nürnberg-Fürth e.V.

Leyher Straße 31-33

90431 Nürnberg

Alternativ ist es möglich eine Nachricht über folgende Mailadresse an den SkF Nürnberg-Fürth e.V zu senden:

hinweisgeberschutz@skf-nuernberg.de

Im SkF sind intern zwei Personen für die Prüfung und ggfs. weitere Verfolgung von Hinweisen sowie die Veranlassung von Maßnahmen zuständig. Die Benennung von zwei Personen aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen soll ein gegenseitiges Controlling im Umgang mit den Hinweisen und das Vermeiden von Interessenskollisionen gewährleisten. Zugriff auf das entsprechende Mailpostfach haben nur die beiden Personen, die für die Bearbeitung von Hinweisen beauftragt sind.

Um eine Prüfung der Beschwerde vornehmen zu können, sollten die Hinweise möglichst alle relevanten Details der betreffenden Angelegenheit, verfügbare Beweise sowie Angaben dazu, ob die eigene Identität vertraulich bleiben soll, enthalten. Jede Untersuchung findet ohne Ansehen der Beziehung, die eine Person zum SkF Nürnberg-Fürth e.V. hat, sowie ohne Ansehen von deren Position oder der Dauer ihres Dienstverhältnisses statt. Es ist zu beachten, dass die Prüfung anonymer Hinweise, aufgrund der fehlenden Möglichkeit für Nachfragen eingeschränkt ist. Falls die Möglichkeit einer Email genutzt wird, ist in diesem Fall darauf zu achten, dass die Mailadresse der hinweisgebenden Person keine Rückschlüsse auf die Identität zulässt.

Die Bearbeitungsschritte sind:

  1. Der Erhalt der Beschwerde wird innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Bei anonym eingegangen Hinweisen ist eine Bestätigung nicht möglich.

  2. Eine erste Bewertung der gemeldeten Angelegenheit soll binnen zwei Wochen erfolgen. Dauer und Umfang der Bewertung hängen von der Komplexität des Vorfalls ab, unter Umständen. wird eine detailliertere Untersuchung eingeleitet. Wenn nötig, werden noch externe Stellen hinzugezogen.

  3. Falls notwendig und möglich werden vom der hinweisgebenden Person im Verlauf der Untersuchung noch weitere Informationen erfragt.

  4. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person wird auch ein persönliches Treffen mit den zuständigen Stellen im SkF Nürnberg-Fürth e.V. ermöglicht.

  5. Nach erfolgter Untersuchung werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet – dies könnten bspw. ein Disziplinarverfahren sein oder die Weitergabe von Informationen an externe Behörden.

  6. Über den Umgang mit den Hinweisen herrscht Transparenz. Nach zwei Wochen erhalten die hinweisgebenden Personen eine schriftliche Benachrichtigung über den Stand der Untersuchung. Falls bis dahin noch keine abschließenden Ergebnisse vorliegen, erfolgt innerhalb von drei Monaten die weitere Mitteilung über den Ausgang der Untersuchung.

Wenn Vertraulichkeit seitens der Hinweisgebenden gewünscht wird, werden alle Anstrengungen unternommen, die Identität vertraulich zu halten. Es kann aber in der Natur einer erteilten Information liegen oder auch durch die Notwendigkeit weiterer Nachforschungen bedingt sein, dass die Identität bekannt wird. In solchen Fällen wird mit den hinweisgebenden Personen vorab, noch bevor weitere Schritte erfolgen, besprochen, welche Auswirkungen der Fall auf die Vertraulichkeit haben kann.

Der SkF Nürnberg-Fürth e.V. wird jeder Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft nachgehen. Hinweisgebende Personen sind geschützt davor, dass ihre Beschwerden zu Benachteiligungen führen. Mitarbeitende, die das beschriebene Verfahren nutzen, müssen keine Disziplinarmaßnahmen oder ungerechte Behandlung befürchten, selbst wenn sich ihre Hinweise als unbegründet erweisen sollten. Allerdings behält sich der SkF die Möglichkeit vor, disziplinarisch oder juristisch gegen Hinweisgebende vorzugehen, wenn diese wissentlich falsche Angaben machen.

 

Leitfaden zur Schilderung des Sachverhalts

Um Ihre Meldung / Beschwerde bearbeiten zu können, müssen wir genau verstehen, wie sich der Sachverhalt ereignet hat. Es ist daher wichtig, dass Sie möglichst genaue und für Dritte nachvollziehbare Angaben machen. Je mehr Informationen Sie mitteilen, desto eher ist es uns möglich, Ihrem Hinweis nachzugehen.

  • Welcher Fachbereich / Welcher Arbeitsbereich ist betroffen?

  • Welches Themengebiet betrifft ihre Meldung / Beschwerde?

  • Welchen Bezug haben Sie zum SkF Nürnberg-Fürth e.V.?

  • Wann ereignete sich der Sachverhalt? Hinweis: Bitte geben Sie das Datum / Zeitraum und die Uhrzeit an, sofern möglich

  • Wo hat sich der Sachverhalt ereignet? Hinweis: Bitte geben Sie hier möglichst auch den Namen der Einrichtung an

  • Wurden vor Abgabe dieser Meldung / Beschwerde bereits weitere Stellen informiert? Wenn ja, welche sonstige Stelle wurde bereits informiert?

  • Bitte schildern Sie den Sachverhalt so genau wie möglich

  • Bitte nennen Sie uns möglichst alle am Sachverhalt beteiligten Personen. Bitte nennen Sie uns möglichst alle am Sachverhalt beteiligten Personen

  • Gibt es Zeugen, ergänzende Dokumente oder Beweise?